Attendance Letter

Dear Ashland School District Family,
 
The goal in the Ashland School District is to provide your child with a successful educational experience, regardless of the format. In order to do this, regular engagement and attendance during comprehensive distance learning is essential, as attendance remains one of the most critical factors in academic achievement. 
 
We recognize that during comprehensive distance learning, student engagement and attendance looks different than when learning in person. As a district, following the Oregon Department of Education guidance, we have outlined attendance expectations in a hope to maximize student engagement and ensure we are supporting those that need it. 
 
Attendance will be taken once each school day at the elementary level, and every class period at the middle and high school level. During Comprehensive Distance Learning, a student could be considered present each day or class period in a variety of ways. The primary way to be considered present is to participate in a video or “zoom” class. Most of these class meetings will also be recorded so that students can access the instruction at a different time. If it is not possible for the student to participate when the class is “live,” the student can demonstrate attendance through communication with that teacher. This could take the form of an e-mail related to the learning, a message through Canvas related to the learning, submitting a completed assignment via Canvas, or participation in that teacher’s office hours.
 
We are aware that significant flexibility is needed to support families during this time. It is our hope that these multiple ways to show engagement and attendance will be supportive for you and your child. If there is a barrier that is preventing your students from attending, please reach out to your student’s classroom teacher or school principal so they can support you. 
 
As always, there are times that your student will have to miss school. When your student is absent, please contact the school’s main office as soon as possible. If we have not heard from you by the end of the day in which your student was absent, the following day, you will receive a phone call informing you of the absence and asking that you call the school to inform them of the reason for the absence. 
 
To excuse the absence, the school must be notified within 2 school days of the absence. An absence from school is considered excused under the following parameters:
  • Personal or family illness
  • Medical or health care appointment
  • Death of a loved one or family emergency
  • Religious holidays and instruction
  • School-Sponsored absence
  • Court appearance
  • Mental or Behavior Health Absence
  • Military Dependent Absence
 
School contacts to report an absence:
Ashland High School:
Debra Falk, Attendance Secretary
Debra.Falk@ashland.k12.or.us
541-482-8782
Ashland Middle School:
Sessceal Reynolds, Attendance Secretary
Sessceal.Reynolds@ashland.k12.or.us
541-482-1611 X3104
Bellview Elementary School:
Meg Wright, Office Manager
Meg.Wright@ashland.k12.or.us
541-482-1310
Helman Elementary School:
Malinda Wood, Office Manager
Malinda.Wood@ashland.k12.or.us
541-482-5620
Willow Wind CLC:
Dannette Catropa, Office Manager
Dannette.Catropa@ashland.k12.or.us
541-488-2684
Walker Elementary School:
Cheryl Beugli
Cheryl.Beugli@ashland.k12.or.us
541-482-1516
John Muir Outdoor School:
Office Manager
541-482-8577
 
 
 
If you have any questions about any of the information in this letter, or if there are ways we can support your child’s attendance, please let us know. Thank you for helping us keep school during comprehensive distance learning a time when children can excel.
 
Sincerely,

Erika Bare
Director of Student Services
 

Asistencia de los estudiantes durante el periodo de Educación a Distancia Integral
20 de agosto de 2020
 
Información clave incluida en este e-mail:
  • Posibles acciones y actividades de los estudiantes para ser considerados presentes
  • La flexibilidad que existe relacionada con la asistencia durante el periodo de Educación a Distancia Integral
  • Frecuencia en el registro de la asistencia y cómo se notificará a los padres de las ausencias
 
Estimada familia del Distrito Escolar de Ashland:
 
El objetivo del Distrito Escolar de Ashland es proporcionar a su hijo una experiencia educativa satisfactoria, con independencia de la forma. Para ello, es esencial la participación y la asistencia regulares durante el periodo de Educación a Distancia Integral, ya que la asistencia sigue siendo uno de los factores críticos en el rendimiento académico. 
 
Reconocemos que durante el periodo de Educación a Distancia Integral, la participación y asistencia de los estudiantes se entiende de forma diferente que en el aprendizaje en persona. Como distrito, siguiendo la guía del Departamento de Educación de Oregon, hemos establecido las expectativas de asistencia con la intención de maximizar la participación de los estudiantes y asegurarnos de que estamos apoyando a aquellos que lo necesitan. 
 
La asistencia se registrará una vez por día escolar a nivel de primaria y en cada período o clase a nivel de escuela intermedia (AMS) y secundaria(AHS). Durante la Educación a Distancia, se puede considerar que un estudiante está presente cada día o período de clase de diversas maneras. La forma principal de ser considerado presente es participar en una clase de video o "zoom". La mayoría de estas sesiones de clase también se grabarán para que los estudiantes puedan acceder a la información en cualquier momento. Si no es posible que el estudiante participe cuando la clase es "en vivo", el estudiante puede demostrar su asistencia a través de la comunicación con ese maestro. Esto podría tomar la forma de un correo electrónico relacionado con la clase, un mensaje a través de Canvas relacionado con el aprendizaje, el envío de una tarea completa a través de Canvas o la participación en el horario de oficina de ese maestro.
 
Somos conscientes de la necesidad de ser flexibles en tiempos como los actuales para apoyar a nuestras familias. Esperamos que la diversidad de formas para participar en las actividades educativas sean de apoyo para usted y su hijo. Si existe algún obstáculo o dificultad que impida que sus estudiantes asistan, comuníquese con el maestro de la clase de su estudiante o el director de la escuela para que puedan apoyarlo. 
 
Como siempre, hay ocasiones en las que su estudiante tendrá que faltar a la escuela. Cuando su estudiante esté ausente, comuníquese con la recepción u oficina de la escuela lo antes posible. Si no hemos tenido noticias suyas al final del día en que su estudiante estuvo ausente, al día siguiente, recibirá una llamada telefónica informando de la ausencia y solicitando que llame a la escuela para informar sobre las causas de la ausencia
 
Para excusar la ausencia, se debe notificar a la escuela dentro de los 2 días escolares posteriores a la misma. Una ausencia en la escuela se considera justificada por las siguientes razones::
  • Enfermedad personal o familiar
  • Cita médica o de atención médica
  • Muerte de un ser querido o emergencia familiar
  • Instrucción y feriados religiosos
  • Ausencia debido a una actividad escolar
  • Comparecencia ante el juez o tribunales de justicia
  • Ausencia causada por razones de salud mental o de conducta
  • Ausencia por razones de servicio militar (como dependientes)
 
Contactos escolares para reportar una ausencia:
Ashland High School:
Debra Falk, Secretaria de asistencia
Debra.Falk@ashland.k12.or.us
541-482-8782
Ashland Middle School:
Sessceal Reynolds, Secretaria de asistencia
Sessceal.Reynolds@ashland.k12.or .us
541-482-1611 X3104
Escuela Primaria Bellview:
Meg Wright, Gerente de Oficina
Meg.Wright@ashland.k12.or.us
541-482-1310
Escuela Primaria Helman:
Malinda Wood, Gerente de Oficina
Malinda.Wood@ashland.k12. or.us
541-482-5620
Willow Wind CLC:
Dannette Catropa, Director de Oficina
Dannette.Catropa@ashland.k12.or.us
541-488-2684
Escuela Primaria Walker:
Cheryl Beugli
Cheryl.Beugli@ashland.k12.or.us
541-482-1516
Escuela al aire libre John Muir:
Gerente de oficina
541-482-8577
 
 
Si tiene alguna pregunta sobre la información de esta carta, o si hay otras formas en que podemos colaborar en la asistencia de sus hijos a la escuela, comuníquese con nosotros. Gracias por ayudarnos a hacer de la escuela una oportunidad para que sus hijos puedan desarrollarse durante el periodo de Educación a Distancia Integral.

Atentamente,

Erika Bare
Directora de Servicios Estudiantiles


BACK TO SCHOOLING THROUGH COVID HOME



Ashland School District - © 2020 All Rights Reserved   |   Printer friendly version   |   Site Handcrafted in Ashland, Oregon by Project A   | 
Bookmark and Share